İLETİŞİM POLİTİKASI DÖKÜMANININ OLUŞTURULMASI İletişim politikası dokümantasyonu oluşturmak, niçin gereklidir. Önce bu sualin cevabını bulmak gerekmektedir. Yerel yönetimler(Belediyeler),seçimle iş başına gelen yöneticiler tarafından yönetilen kurumlardır. Bunun anlamı, belediye başkanı yerel siyasal tercihlere göre seçilmiştir, dolayısıyla her bir seçmenin ayrı, ayrı önemi vardır. Belediye başkanı her bir seçmenin farklı beklenti içinde olduğunu bilmektedir, seçildiği zaman onlara verdiği sözü yerine getirmek durumundadır. Bunun için belediye başkanı, kurum içinde ve dışında ki hedef kitle ile (paydaşlarla) kuracağı stratejik iletişimin ilkelerini, prosedürleri ve kılavuzları bir araya getirip bir dokümantasyon hazırlamalıdır. Öncelikle yerel yönetimin mevcut iletişim ortamının ne olduğu ve stratejik planlarla uyumlu olup olmadığı tespit edilmelidir. Çünkü iletişim politikası dokümanının her bir hedef kitle için farklılık gösterdiği bilinmektedir. İletişim politikası dokümanları kurumların amaçlarına göre farklılıklar gösterebilir. Belediyeler için bunu dört ana başlık altında toplamak mümkündür. Şimdi bunları alt başlıklar halinde inceleyelim . Yerel yönetim hakkında bilgi; Yerel yönetimin misyon ve vizyonu, yerel yönetimin kendisini nasıl konumlandırdığı, yerel yönetimin kurumsal değerleri, yerel yönetimin öncelikleri, varsa sloganlarını içermelidir. Örnek olarak Büyükçekmece belediyesinin kullandığı iki önemli slogan tüm paydaşlarca fark edilmekte ve kendilerine değer verildiğinin farkında olmaktadırlar, bu sloganlardan birincisi,”Hizmetin temeli sevgidir.”ikincisi ise “Yaratılanı severiz, Yaratandan ötürü” bu sloganlarla tüm paydaşların kendileri için çok önemli olduğu ve onlara değerli oldukları algısı yaratılmaktadır. İkincisi İletişimden sorumlu kişiler hakkında bilgi; Siyasi konular hakkında iletişim görevini yürütecek, resmi kurum sözcüsünün kim olduğu, iletişimden sorumlu personelin ünvanı, konumu ve ismi, her bir üst düzey yöneticinin iletişim sorumluluklarının neler olduğu tespit edilmeli ve belirtilmelidir. Üçüncüsü, Hedef kitle hakkında bilgi; Yerel yönetimlerin hedef kitleleri farklı, farklı kesimlerden oluşmaktadır. Dolayısıyla farklı hedef kitleler ile iletişim kurmak için farklı iletişim araçlarına ihtiyaç duyulabilir. Bu amaçla öncelikle hedef kitlelerin tasnif ve tespit edilmesi gerekir. bu tespitin yapılabilmesi için, belediye ile kimler temas halinde, bunların ilgi alanları, ihtiyaçları, beklentileri ve özelliklerinin neler olduğunun bilinmesi işleri kolaylaştıracaktır. Kısaca hedef kitlelerin kimlerden oluştuğunun tespit edilmesi ile işe başlanmalıdır. Dördüncü alt başlık, Yerel yönetimin iletişim prosedürü hakkında bilgi: Bu alt başlık iletişim prosedürleri kıstas ve süreçlerini açıklamaya yöneliktir. Burada iletişim projelerinde izlenecek yol ve yöntemler nelerdir, sorularına cevap aramamız gerekmektedir. Buna göre, onay mercii ve kimlerin yetkili olduğu, önemli toplantı, basın açıklaması ya da röportajlarda görev alacak kurum sözcüsü ve alternatif sözcü, logonun oluşturulması ve nerelerde kullanılacağının belirtilmesi, kurum adına gazeteciye resmi demeç verirken izlenecek izlek, yayın organlarına reklam verilmesi veya ticari işletmelere sponsorluk imkânının tanınmasına ilişkin kurallalar ve prosedürlerin neler olduğunun belirlenmesi gibi temel kurallardan oluşmaktadır. Ayrıca iletişim politikası düzenli aralıklarla gözden gecirilmeli, gerekiyorsa yenilenmelidir. Daha da önemlisi iletişim politikasının birer sureti, meclis üyelerine ve belediye çalışanlarına iletilmelidir. Adem YAZIR